La presentazione #3: come strutturare il messaggio

Una volta stabilito l’obiettivo, una buona presentazione passa attraverso la strutturazione del messaggio da trasmettere. A partire dall’agenda, che ne definisce la struttura logica.

Una volta stabilito l’obiettivo, una buona presentazione passa attraverso la strutturazione del messaggio da trasmettere. A partire dall’agenda, che ne definisce la struttura logica.

Preparare una presentazione efficace significa, una volta definito l’obiettivo, strutturare il messaggio che si vuole trasmettere. E’ la parte più impegnativa e dispendiosa di una presentazione, che definisce anche il grado di competenza e la professionalità di chi tratta l’argomento.

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La struttura: come avere una buona agenda

L’output della strutturazione logica dell’argomento è l’agenda o l’indice. Le presentazioni, soprattutto se complesse, devono necessariamente partire da un’agenda. Il vantaggio di un’agenda ben organizzata è dare struttura all’argomento, assicurando di non perdersi dei passaggi logici; fare da riferimento logico per chi ascolta, indicando il livello di dettaglio; aiutare ad integrare i sotto-argomenti.

Una buona regola da seguire è prevedere:

1. Background dell’argomento. Perché l’esigenza di trattare un certo argomento? Quale esigenze di business? Quale le premesse operative/concettuali? Contestualizzare e inquadrare quello che si vuole dire è una aspetto vitale della preparazione. Non dilungatevi troppo nell’introdurre l’argomento: la dimensione giusta dipende anche dal grado di informazione del pubblico al quale ci si rivolge.

2. Corpo centrale dove si sviluppa l’argomento. Sarà la parte più corposa della presentazione.

3. Riassunto oppure prospettive future. E’ una parte importante dove ci si assicura che il messaggio è stato recepito correttamente e come, all’occorrenza, si integra con azioni o situazioni future.
Un’agenda pianificata bene deve necessariamente considerare il tempo che si ha a disposizione. Spesso, quando si pianifica una presentazione, ci si dimentica di pianificare il tempo. Nulla di più sbagliato. La lunghezza di una presentazione e la strutturazione per sotto-argomento deve essere correlata al tempo che si ha a disposizione.

Cosa evitare per non sbagliare

Ecco quindi gli errori da evitare:

- Dare per scontate delle informazioni. Nella pianificazione di un’agenda non ci devono mancare passaggi logici. Se l’oggetto della presentazione è un sotto-argomento di un argomento più ampio, basta anche solo una slide per introdurre la correlazione dell’argomento nella panoramica più ampia di cui ne fa parte.

- Esagerare con i dettagli o coprire degli argomenti troppo vasti. Ricordate che le riunioni più efficaci sono le riunioni focalizzate su argomenti ben definiti e su un punto di arrivo ben chiaro. Dare troppi dettagli su alcuni sotto-argomenti o cercare di coprire troppi argomenti non porterà risultati maggiori, tutt’altro: renderà la presentazione dispersiva finendo per uscire dalla riunione senza aver raggiunto il proprio obiettivo.

- Non pianificare i tempi. Essere professionali implica saper gestire il tempo. Meglio più riassuntivi e selettivi rimanendo dentro i tempi pianificati, che troppo dettagliati sforando il tempo che si ha a disposizione. E’ inoltre buona regola, nella pianificazione dei tempi, prevedere uno spazio da dedicare a domande e risposte post presentazione o alla fine di ogni sotto-argomento.

 

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